¿CÓMO FRANQUICIAR? ¿QUÉ REQUISITOS DEBE REUNIR UN NEGOCIO PARA SER FRANQUICIA?

Hay muchos autores, sobre todo norteamericanos, que afirman que todo concepto comercial es franquiciable, pero coincidimos con aquellos que señalan algunas características mínimas con las que debería contar un negocio al momento de analizar la posibilidad de convertirse en una franquicia.

CONCEPTO REPETIBLE

Con esto nos referimos a que un negocio sea susceptible de ser clonado replicándolo con homogeneidad.  En la medida que el negocio dependa de un know how, de actividades artesanales, artísticas o de índole personal, va a ser más difícil la repetición del concepto.

DEBE SER TRANSMISIBLE

El franquiciante deberá transmitir el know how y todos los elementos susceptibles de ser  transmitidos de manera que se logre mantener una identidad en los productos y servicios ofrecidos.

Esta transmisión deberá efectuarse de la mejor manera para que los conocimientos sean aprendidos y puestos en práctica. Para lograr este objetivo las empresas elaboran conjuntamente con consultoras especializadas Manuales Operativos en donde se recoge por escrito y al detalle todas las operaciones.

Con el mismo fin se estructuran cursos de capacitación inicial, continua y permanente.

CONTAR CON UNA MARCA

Uno de los atractivos de este formato de negocios llamado franquicia es la posibilidad de abrir nuevas tiendas bajo el paraguas de una marca reconocida.

Para poder tener la exclusividad de uso de la marca es necesario contar con un registro de esta. A partir de este hecho la marca puede ser dada en uso a un franquiciado. En el Perú existe una carencia de cultura marcaría, ya que hay muchos empresarios que confunden el hecho de constituir una empresa con un determinado nombre con ser el titular de la marca. Por lo tanto conviene recordar que para ser titular de cualquier marca, logotipo y demás signos distintivos de la propiedad intelectual y gozar de los derechos inherentes a esta titularidad, se debe seguir los procedimientos establecidos por el Instituto de la competencia y propiedad intelectual ( INDECOPI ).

¿QUE TAN FAMOSA DEBE SER LA MARCA PARA EMPEZAR A FRANQUICIAR?

Otro aspecto relacionado con la marca y que genera alguna polémica es sobre la interrogante que surge de forma casi natural acerca de ¿Cuan famosa y reconocida debe ser una marca para pensar en franquiciar?.

Al respecto podemos decir que existen dos posiciones o tendencias: la de algunos expertos norteamericanos que afirman que solo basta contar con una marca legalmente registrada para pensar en franquiciar. Por el otro lado los expertos europeos conservadores afirman que es necesario que la marca goce de cierta fama para iniciar su expansión vía el formato de franquicias.

Sin tomar una posición radical en este controversial punto, podemos afirmar en basados en algunos casos emblemáticos de empresas de países latinoamericanos, que el sistema de franquicias.

Puede ser implementado antes de alcanzar notoriedad con la marca, es decir que la franquicia puede mas bien contribuir a hacer a acelerar el proceso de expansión  y conquista de mercados haciendo por ende mas conocida o famosa una marca. Claro que contar con una marca ya reconocida ayudará mucho mas al crecimiento del negocio franquiciado, pero ya vimos que no es indispensable.

TENER UN CONCEPTO ATRACTIVO

A propósito del punto anterior, si una empresa aun no cuenta con una marca reconocida, lo que si resulta indispensable es que tenga un concepto atractivo, es decir, que tenga aceptación de parte del consumidor.

En nuestro país con mayor frecuencia están surgiendo conceptos cada vez más atractivos sobre todo en el rubro gastronómico con una oferta original y con estándares interesantes de calidad.

Entonces podemos afirmar que cuanto mas original y atractivo sea el negocio a franquiciar, mas posibilidades de tener éxito en interesar a más posibles franquiciados. De lo contrario el inversionista no va a percibir un know how diferenciado que él no pueda desarrollar en una aventura independiente.

DEBE SER RENTABLE

Parte de lo atractivo que pueda ser un negocio de franquicia va a depender de que tan rentable sea para el franquiciado. Esto va a depender de que tan bondadoso pueda ser el concepto para permitir que tanto como franquiciante y franquiciado puedan ganar dinero. Es decir que tan competitiva puede llegar a ser la franquicia que tolere, aparte de la inversión en poner en marcha el negocio, el derecho de entrada y el cobro de regalías mensuales. Por lo tanto debemos clonar el éxito comercial y no un fracaso.

Es necesario señalar que el franquiciante al ofertar su negocio bajo el formato de franquicia deberá ofrecer escenarios financieros que demuestren la rentabilidad del negocio con indicadores claros como montos de inversión, tiempo de recuperación del capital y márgenes de utilidad entre otros.

Por lo tanto aquella empresa que desee convertirse en franquicia deberá instrumentarse de una forma tan profesional que se refleje en su oferta, que deberá ser elaborada por consultores especializados en el tema.

Las estadísticas demuestran que la decisión de compra de una franquicia va a estar definitivamente condicionada a la parte financiera mas que al gusto por un rubro u otro.  

¿CUALES SON LOS INSTRUMENTOS BASICOS PARA QUE   LAS EMPRESAS SE FRANQUICIEN?

Cuando las empresas toman la decisión de convertirse a franquicia, es decir, pasar por un proceso de instrumentalización, normalmente ejecutando conjuntamente por una empresa consultora especializada en franquicias,  instrumentos característicos, básicos y comúnmente aceptados por la generalidad de países.

Estos instrumentos con los que deberá contar como mínimo aquella empresa que desea ser conocida como franquicia son cinco y a continuación pasaremos a nombrarlos y detallar en que consiste cada uno de ellos. 

CIRCULAR DE OFERTA DE FRANQUICIA ( COF )

Es un instrumento que ha contribuido a lo largo de los años a consolidar el formato de franquicias y hacerlo mas seguro.

En la mayoría de países del mundo, donde las franquicias han logrado un desarrollo y consolidación considerables, cuentan con este documento con este u otros nombres.  ( Ejemplo: Carpeta de información en Francia)

La COFes un resumen teórico sobre todos los aspectos históricos, operativos, numéricos en que se basa el negocio. 

Para muchos autores la COF es tan importante como el contrato de franquicia, ya que en ella se plasman las principales obligaciones y compromisos de las partes que serán detalladas en el contrato de franquicia.

Tiene como objetivo que el candidato a franquiciado pueda conocer con la mayor precisión y veracidad posible el concepto ofrecido como franquicia, su formula, a la red, información relativa a la persona del franquiciante, precisiones acerca de los resultados económicos posibles del negocio y los términos y condiciones que regirán el otorgamiento de la franquicia.

Se debe entregar antes de la firma del contrato y no suele entregarse en las ferias de franquicias, o a primera vista, sino se le proporciona a los interesados posteriormente a ser ellos evaluados por el franquiciante.

 La mayoría de legislaciones sobre franquicias regulan el contenido de este documento y señalan los puntos que no deberán de estar ausentes para gozar de validez.

Tiene aparte de un fin informativo un fin promocional. Para el candidato a franquiciado , la COF le va a permitir formarse una primera idea del franquiciante y del negocio antes de continuar con las negociciones, por lo que podríamos agregar un fin de protección para el franquiciado.

CONCEPTUALIZACION O ANALISIS DE VIABILIDAD

Es un instrumento vital en el proceso de conversión a franquicia en la etapa de evaluación  y planeaciónde la futura franquicia.

Aquí se definen las fronteras de lo que se quiere franquiciar, En ellas se plasman los aspectos operativos, financieros, mercadológicos  y administrativos.

Es la definición escrita del concepto y la información es fruto del análisis que hacen en conjunto la empresa franquiciante y los consultores de franquicia, que arroja una definición del que y como se va a franquiciar. Se deberá hacer un análisis FODA ( es decir un análisis de las Fortalezas, Oportunidades, debilidades y amenazas) del concepto a franquiciar y determinar la Visión, Misión y valores del negocio a franquiciar. Un punto muy importante de la Comercialización es aplicar determinadas formulas financieras que pretenden estandarizar y detallar las inversiones requeridas ( equipamiento, obra civil, inventario, etc.), para luego poder determinar los derechos de entrada, regalías comerciales y de publicidad que sean justas  y competitivas, ya que estas no son cantidades al azar sino una consecuencia numérica. Según los escenarios de metas y resultados se obtendrán los supuestos márgenes de rentabilidad y tiempos estimados de retornos de inversión.

Todo esto no tiene mas finalidad de presentar al futuro inversionista un negocio realmente estructurado, ya que en la medida que se le presente al franquiciado mejores proyecciones y estimaciones  se reducirán los riesgos al fracaso y se logrará una mejor oferta.

MANUALES OPERATIVOS

Es la codificación del know how de una forma práctica y didáctica. Son herramientas impresas que sirven para transmitir toda la información que necesita el franquiciado  para poder operar el negocio. En ellos se uniforma la operación de las unidades.

Son imprescindibles para la capacitación y una herramienta de consulta permanente cuando aparecen las dudas en el día a día de la operación de la nueva franquicia.

Son trajes a la medida de cada empresa y deben ser prácticos y manejables, es decir, que sirvan realmente y no sean solo un “adorno” de la franquicia, ya que usar un manual mal hecho es lo mismo que carecer de uno.

Debemos dejar en claro que estos no necesariamente pueden estar impresos para ser efectivos, ya que pueden usarse otros medios como son los videos, fotos, CD-ROM o cualquier otro método didáctico que ayude con su finalidad.

MANUALES MAS UTILIZADOS

En principio los manuales son un traje a la medida de cada empresa, por lo tanto cada una de ellas deberá tener los manuales necesarios para que su operación pueda replicarse con éxito.

A continuación presentaremos algunos de los más comunes:

• Manual de Preapertura: aquí se establecen todos los aspectos que deben cubrirse, desde la firma del contrato hasta la apertura de la unidad franquiciada.
• Manual de Operaciones:  en él se detallan cada una de las actividades que permitirán al franquiciado operar la franquicia desde que se abre hasta que se cierra el negocio. 
• Aquí se muestra el día a día del negocio y debe de explicar al detalle las operaciones del negocio como son las compras, atención al cliente, limpieza, etc.
• Manual de Procedimientos y Control administrativo:   aquí se marcan las pautas que debe seguir el franquiciado para administrar su negocio, las técnicas que pueden utilizarse para hacerlo y las reglas que debe cumplir.
• Manual de Perfil de puestos:  en éste se detallan los puestos requeridos, sus requerimientos académicos y destrezas personales, funciones y responsabilidades específicas y las generales. También se suelen incluir los reglamentos de trabajo.
• Manual de Productos y/o Servicios:  Aquí se describen los productos o servicios que se venden u ofrecen en el negocio a franquiciar. Se detalla en el caso de productos, su elaboración y forma de presentarse a la venta. En el caso de servicios la forma de prestarse u ofrecerse al público.
• Manual de Imagen Corporativa:  En este manual se detalla tolo lo concerniente con la imagen, es decir, el uso de colores autorizados, de las marcas, logotipos e isótopos, lemas, etc.
• Todo esto aplicado a la realidad en sellos, señalización, decoración, papelería en general ( tarjetas de presentación, sobres, facturas, etc.
• Manual de Software:  Se está usando con mayor frecuencia, ya que son mas cada vez las empresas que tratan de que sus franquiciados manejen el negocio ayudados con un software relacionado al control o a las operaciones y que les facilite la operación.Generalmente el software es proporcionado por el franquiciante o directamente por su proveedor de software, por lo que este manual detallará el uso correcto de este sistema. 

ESQUEMA DE OTORGAMIENTO Y COMERCIALIZACION

Cuando un negocio se convierte en franquicia, la empresa franquiciante debe ser consciente que en ese momento no solo ofrece sus productos o servicios tradicionales, sino que  a partir de ese momento está saliendo al mercado a ofrecer negocios bajo un formato determinado y que tienen por lo tanto un mercado y una forma particular de mercadeo.

Si por ejemplo hemos convertido a franquicia una cevichería, no vamos a promocionar lo delicioso o económico de nuestra carta, sino vamos a ofrecer un negocio atractivo y rentable a posibles inversionistas.

Este instrumento llamado esquema de otorgamiento y comercialización debe estructurar estrategias para expandirse y crecer, en concordancia con los objetivos de mercado que tenga la empresa en el corto, mediano y largo plazo.

Un aspecto que no debe dejar de recoger este instrumento es el “perfil del franquiciado”, en el que se detalla las cualidades personales, requerimientos académicos y patrimoniales que deberá reunir el futuro franquiciado.  A este perfil acompaña un cuestionario de evaluación que servirá para evaluar y rechazar aquellos candidatos que no cumplan con el perfil ideal del franquiciado.

Esta evaluación del candidato tendrá un aspecto humano y el otro económico.

Por lo general se coincide en que el franquiciado debe contar con las siguientes cualidades: inteligencia práctica, capacidad de adaptación, interdependencia, contacto humano, estabilidad, creatividad, sentido de organización, ambición, sentido de responsabilidad, emprendedor, solidario, etc.

Un punto que merece ser tocado aparte es el de la experiencia del franquiciado. ¿Es necesario reclutar un franquiciado neófito, o bien un profesional?

La experiencia es un factor cada vez más importante en la selección de los franquiciados. Hemos constatado que los franquiciantes prefieren actualmente reclutar a profesionales. Pero también existen algunos franquiciantes que prefieren que el candidato a franquiciado no tenga experiencia en el rubro, ya que será más fácil de formar y no vendrá con los vicios propios de la experiencia previa, lo que implicaría “deformar” los hábitos antes de empezar a formar. 

El lo que respecta al perfil económico-financiero, es lógico pensar que el franquiciante querrá que su franquiciado esté en condiciones de hacer frente tanto a las inversiones requeridas para poner operativo a su local franquiciado como para asumir el pago del derecho de entrada y luego las regalías continuas.  También en el formato de evaluación del perfil financiero se podrá indagar acerca del patrimonio, deudas, capacidad de endeudamiento y se podrían pedir referencias a terceros que acrediten la solvencia económica.

Otro punto importante de este instrumento es el relacionado con la ubicación del punto franquiciado. La ubicación es un factor vital para el éxito o fracaso del negocio, por lo que debe ser evaluado con la misma rigurosidad que se hará con el candidato a franquiciado.          

También en este caso es necesario tener un perfil ideal del local, aspecto que podría dividirse en dos partes:

Ubicación del Inmueble: zona en la que se pretende ubicar el punto comercial. ( centro comercial, zona empresarial, etc.)

Características físicas del inmueble: superficie en metros cuadrados, instalaciones eléctricas y de agua, etc.  

En ambos casos la empresa franquiciante deberá de contar con tablas y cuestionarios que permitan evaluar la idoneidad del punto franquiciado sugerido por el candidato a franquiciado.   

Además de lo dicho anteriormente, cuando se elige el local del punto franquiciado, también hay que tener en cuenta la territorialidad  o zona de influencia, que cada empresa  determinará según su estrategia de expansión. ( Circular, por distritos, por kilómetros a la redonda, departamentos, etc.)

MARCO JURIDICO

El marco jurídico viene a ser el conjunto de convenios o disposiciones que regulan cada relación de franquicias en particular, estableciéndose de forma clara los compromisos, derechos y obligaciones entre franquiciante y franquiciado. Por lo general este marco jurídico está integrado por:

• El Pre-Contrato: es un contrato preliminar donde el futuro franquiciado entrega como adelanto un monto equivalente a una parte proporcional del derecho de entrada. Se asemeja a un contrato de arras, donde de no concretarse la operación, es decir, de no darse la firma del contrato de franquicia, el franquiciante conservará el adelanto, ya que normalmente se revela parte del know how antes de la firma definitiva del contrato de franquicia.
• Contrato de Franquicia: Es el instrumento legal donde se plasman los derechos y obligaciones de las partes. Este punto lo trataremos en detalle mas adelante. 
• Contratos anexos: son contratos auxiliares donde se establecen obligaciones específicas y que se consideran trascendentes y que a pesar que se regulan en el contrato de franquicia, conviene reforzarlos mediante instrumentos aparte, pero que forman parte integrante del contrato de franquicia. (Ej. :  confidencialidad y no-competencia para franquiciado y empleados que laboran en la franquicia, de comodato de manuales, de alquiler de letrero, de suministro, de licencia de software etc.)